В начале нового проекта сотрудник мотивирован и оптимистически настроен, но как долго это продолжается? Обычно мы сохраняем радостное воодушевление от новых перспектив на протяжении двух-трех дней, а потом начинаем терять интерес к поставленной задаче. Это объясняется истощением, упадком сил.

Сегодня популярна теория о том, что большинство задач мы можем выполнять благодаря силе воли - она подобна мышце и ее можно натренировать. Но в любом случае сохранять действительно хороший темп работы получается только на протяжении трех-четырех часов в день - после этого производительность резко падает. Такое положение вещей заложено природой, и его нельзя изменить, однако рабочая среда может быть настроена таким образом, чтобы сохранить силу воли или вообще ее не использовать - именно на такой подход опирается, например, популярный подход Agile.

Мы готовы дать пять советов, которые позволяют экономить энергию воли, повышают способность концентрироваться и принимать решения.

Закрепляйте полезные привычки

Мозг не тратит энергию на привычные действия. Только в начале, чтобы признать их регулярность, и в конце, чтобы оценить полученный результат. Затраты силы воли минимальны. Многие успешные люди замечают, что у них всегда одинаковый завтрак или они носят похожую одежду. Это привычки, которые сохраняют силу воли на более важные решения.

Многие привычки дают великолепные результаты, принося пользу и экономя время. Например, Марк Цукерберг всегда носит одинаковые серые футболки. Соответственно, он не тратит время на выбор одежды. А с учетом того, что таких привычек у него десятки - однообразная еда, один и тот же транспорт и т. д., итоговый выигрыш во времени получается солидный.

Таким образом, если вы обнаружили какое-то действие, помогающее экономить время и силы, постарайтесь его закрепить. Например, быстрый просмотр актуальной новости, пока едете в лифте или чтение важной почты за утренним кофе. Постарайтесь перевести это действие в привычку: повторяйте его на протяжении ближайших дней, чтобы довести до автоматизма. Когда вы используете определенный порядок действий, создается цепочка нейронов. Вероятность, что она будет использоваться при повторении действия (то есть ежедневная чашка кофе перед началом работы), близка к 100%. Чтобы построить такую дорожку, нужно использовать цепь нейронов от нескольких до 90 дней.

Создавайте ритуалы

Ритуал - это разновидность привычки. А точнее, это привычка к выполнению определенных действий одним способом - тип поведения, которому человек неизменно следует. Определенный индикатор, позволяющий нашему мозгу понять, что сейчас произойдет привычная - уже освоенная и не требующая силы воли - череда действий.

Простейший пример: ритуал начала работы с чашки кофе. Им, например, пользуется Питер Джонс - британский миллиардер, который каждое утро начинает рабочий день с покупки чашки капучино. И сразу переходит к проверке показателей продаж: вот принцип ритуала в действии - входной триггер, за ним основная задача. Джек Дорси, сооснователь Twitter, начинает день с медитации и пробежки.

Все это тоже ритуалы, которые делают шаг в новый день.

Переходите на поток, если можете

Еще один подход, не требующий привлечения силы воли, - поток. Это состояние мы ощущаем, когда зачитались чем-то интересным, или погрузились в задачу и не замечаем ничего вокруг. В таком состоянии сила воли не используется. Это состояние мы можем развивать, тренируя собственные выносливость и терпение. То есть то, сколько времени можем физически сконцентрироваться на задаче, и то, как долго вы сможете работать после того, как задача вас утомит. В этом случае мы будем задействовать выносливость и терпение, но не будем эксплуатировать силу воли.

В состояние потока были способны входить многие великие люди. Билл Гейтс, например, всегда целиком концентрируется на одной задаче и далеко не с первого раза слышит, что к нему кто-то обращается. Чтобы входить в состояние потока, надо тренировать терпение - то есть то, как долго вы сможете концентрироваться на одной задаче, не отвлекаясь. Перед началом работы уберите все, что вас отвлекает, наденьте наушники и включите музыку. Затем постарайтесь начать с наиболее интересной и увлекательной части задачи - чем интереснее вам будет, тем выше шанс войти в состояние потока. И выберите для себя ритуал, с которого будете начинать работу - он поможет запускать одну и ту же цепочку действий, входя в поток.

Сбрасывайте накопившийся стресс

Стресс истощает запас силы воли. Когда вы беспокоитесь и не знаете, что произойдет, тело вырабатывает адреналин и гормон кортизола. Такое состояние подавляет иммунную систему, нарушает память и когнитивную функцию. В результате биохимических реакций стресс лишает нас концентрации.

Это порочный круг: стресс понижает работоспособность, что приводит к ошибкам и еще большему стрессу.

Справиться с ним можно, для этого нужно исключить избыточные действия, предварительно оценивать продолжительность задания и получать обратную связь. Так действует Agile - уменьшает выраженность стрессовых ситуаций с помощью коротких забегов с целью получить минимально работающий продукт с быстрой обратной связью. Другими словами, если что-то идет не так, команда об этом быстро узнает и может переделать, не мучаясь в неизвестности.

Еще один метод борьбы со стрессом - планирование отдыха. Например, основатель Twitter Эван Уильямс в обед на час уходит в спортзал. Аналогичный перерыв, но уже на классический обед, делал Уинстон Черчилль.

При этом, чтобы расслабиться и немного отдохнуть, совсем не обязательно делать длительный перерыв: даже пятнадцати минут «тишины» - периода, в который вы сможете отвлечься от рабочего процесса и помедитировать, просто дать мозгу отдохнуть, уже будет достаточно. Этот отдых можно получить вообще не выходя из офиса, например, при помощи той же любимой музыки или особенно длительной паузы на перекур.

Мы верим, что наша аудитория — люди, стремящиеся к саморазвитию, поэтому сегодня решили поговорить о личной эффективности. Насколько результаты ваших трудов соответствуют вложенным усилиям? Можете ли вы быть эффективнее, чем сейчас? О том, как правильно искать ответы на эти вопросы, мы расскажем в этой статье.

Разные люди эффективны-по разному. Это зависит от множества особенностей личности, профессии, окружения. Советы, которые пойдут впрок одному, другому окажутся вредны. Поэтому мы не претендуем на то, чтобы в небольшой статье дать универсальные рецепты эффективной деятельности. Люди — сложные и разнообразные существа, со сложными и разнообразными проблемами. Их разбор и решение — дело индивидуальное. Но ключ к ним всегда — осознанность, анализ, планирование.

Телики и парателики

Истина, гласящая, что все люди делятся на две категории — вечна и непреложна, хотя сами категории могут меняться как угодно. Итак, все люди делятся на две категории: теликов и парателиков (не путать с телевизорами и паралитиками) от греческого «телос» — цель. Первые получают удовольствие от результатов деятельности, вторые — от самого процесса.

Как это выглядит на практике?Телик строгает деревяшку, чтобы вырезать что-нибудь полезное, и уже знает, что должно получиться в результате, как это будет использоваться, и сколько времени ему понадобится до завершения работы.

Парателик занят ровно тем же и ровно с той же целью, но его интересует совсем другое: красота древесной текстуры, изменение формы деревяшки по мере того, как работа движется, запах стружки — в общем, применение вещи в хозяйстве для него дело отнюдь не первостепенной важности. В конечном счете телик справится с работой быстрее, зато парателик получит от процесса гораздо больше удовольствия.

Считается, и не без оснований, что телики как правило успешнее парателиков. Но стоит ли последним завидовать первым? Жизнь — не соревнование. Вас не оценивает авторитетное жюри, вы не участвуете в гонке, где важно быть первым. Счастье не всегда зависит от достижений. Речь идет об определенной склонности, черте характера, а не о типе личности или диагнозе. На протяжении жизни человек меняется, вырабатывает жизненные навыки. Парателик способен научиться целеполаганию и планированию.

Задавайте правильные вопросы

Логический тупик, в который часто заходит человек, решившийся обдумать свои неудачи, как правило, начинается с первого же вопроса: «Почему у меня не получается или получается плохо?». Он слишком общий, чтобы на него можно было с ходу дать конкретный ответ, а дьявол — он такой, всегда прячется в деталях.

В программу институтского курса общей психологии как правило входит лекция «Психологический анализ», где студентам рассказывают о том, что всякая человеческая деятельность раскладывается на три компонента: мотив, цель и метод достижения. Большая часть, людей, сдав экзамен, благополучно об этом забывает. Между тем, этим знанием можно с пользой распорядиться.

Мотивы. Почему я здесь?

Почему вы прямо сейчас находитесь именно в этом месте и заняты именно этим делом? Таким образом вы обеспечиваете некие свои глубинные потребности, причем, скорее всего не одну, а несколько. Например, на работе вы зарабатываете на жизнь, завоевываете уважение коллег и помогаете развиваться тяжелой промышленности в отдельно взятой стране одновременно. Поймите, что для вас важно.

Цели. Каких результатов я ожидаю?

Задавайте себе этот вопрос каждый раз, как что-либо начинаете и держите в голове, пока не закончите. Даже у мельчайших действий всегда есть определенная цель, определяемая мотивом. Чем сложнее деятельность, тем больше целей она преследует. Когда вы осознанно выстраиваете цели и назначаете им приоритеты, вы не тратитесь по пустякам.

Методы достижения целей. Зачем я делаю то, что делаю?

То, что вы делаете, то, как поступаете ежедневно, поможет вам осознать ваши цели и мотивы, которые были вне поля вашего внимания. Если вы делаете что-либо плохо, неэффективно, с большими затратами, ваша деятельность не соответствует преследуемой цели, или вы не осознаете своих истинных целей.

Любой шахматист скажет вам, что бессмысленные ходы — путь к поражению. Наблюдайте за собой, отмечайте действия, которые эффективны, отсекайте ненужные. Это поможет выработать множество полезных привычек. Простейший анализ поможет вам выявить свои сильные и слабые стороны, выработать свою индивидуальную стратегию эффективности, поможет выстраивать планы, которые осуществляются.

На каждый день

Любые большие, долгосрочные цели достигаются маленькими повседневными усилиями. Что делать, чтобы эффективность росла?

Следите! Изучайте то, как вы тратите время и силы. Думайте о том, правильно ли вы распределяете время и внимание. Без чего можно обойтись? Что наоборот нужно форсировать?

Рефлексируйте! Находите время для обдумывания того, что вы сделали сегодня. Обсуждайте это с коллегами, друзьями, семьей.

Планируйте! Заготавливайте план на следующий день с вечера, вспоминайте его, проснувшись. Это не даст ежедневной рутине поглотить вас, принудить к неосознанным действиям.

Концентрируйтесь! Только одно дело в любой отдельный момент времени. Начинайте и заканчивайте его так, чтобы в дальнейшем не было поводов к нему возвращаться.

Расслабляйтесь! Не делайте из эффективности культ. Находите время для того, чтобы отдыхать, заниматься ерундой просто потому, что хочется. Иначе велик риск перегореть.

Анализ собственной деятельности — не волшебная палочка, а инструмент, которым надо учиться пользоваться. Он не даст быстрых, головокружительных результатов, но будет день за днем и год за годом все лучше помогать вам как в выстраивании ежедневной активности, так и в достижении больших долгосрочных целей.

Как стать эффективным? Как повысить личную эффективность? Такие вопросы часто задают люди, которые чувствуют, что тратят время как-то неправильно и неэффективно.

В этом видео я поделился 5 советами по повышению личной эффективности и продуктивности. Благодаря им, вы сможете успевать намного больше дел на работе и в личной жизни, чем вы успевали до этого. Данные 5 советов я постоянно стараюсь использовать в своей жизни. И Вам желаю применять их на практике, чтобы стать более успешным, эффективным и продуктивным.

Вот они — 5 советов:

1. Сила концентрации.

2. Длительные задачи разбейте на интервалы.

3. Минимизируйте количество переключений с одной задачи на другую.

4. [Упражнение] Записывайте ВСЕ ваши действия каждый день на протяжении недели.

5. Ничего не держите в голове. Записывайте всё на бумагу.

Полный текст видео:

Всем привет, с Вами снова Константин Балакин. В сегодняшнем выпуске мы поговорим с Вами про личную эффективность, или личную продуктивность, а именно про 5 советов, которые я использую, чтобы повысить продуктивность своего дня и выполнять задачи быстрее и лучше. Итак, если Вам интересна данная тема, то поехали.

Итак, совет первый - сила концентрации. Важно понимать, когда Вы начинаете выполнять какую-то задачу, Вам нужно сконцентрироваться на ней максимально сильно, потому что в нашем мире сейчас очень много отвлекающих стоп-факторов и отвлекающих моментов, которые мешают нам выполнять свою задачу продуктивно. Я хочу Вам привести следующий пример. Вы когда-нибудь смотрели в замедленной съёмке на жонглёра, как ему удаётся жонглировать таким большим количеством шаров? На самом деле, если присмотреться и в замедленной съёмке просмотреть, как он это делает, то мы заметим, что в определённый момент времени он не смотрит на все шары одновременно, он концентрирует свой взгляд и своё внимание конкретно на определённом шаре. И пока он не закончит, не поймает этот шар и не передаст его в другое состояние, он не переключится на следующий. Важно понимать, что он в определённый момент времени концентрируется на одном шаре и не более. Так же и с задачами: вы должны во всей массе выделить задачу и концентрироваться только на ней.

Давайте теперь перейдём ко второму совету. Он связан с выполнением длительных задач, длительных по времени задач. Наверное, Вы сталкивались с тем, что если задача занимает большое количество времени, то в случае, если Вы выполняете её непрерывно, Вы не можете эффективно делать эту задачу, а потом, концентрация теряется, вы отвлекаетесь на что-то и тем самым задача растягивается ещё на большее количество времени. Советом, как лучше выполнять такие задачи, - разбить их на интервалы. Одним из очень хороших примеров интервальной техники является техника Pomodoro. Это нероссийская техника, она связана с таймером в виде помидора, который можно заводить на определённые отрезки. Эти отрезки измеряются чаще всего 25 минут, а потом 5 минут перерыв. Фишка в том, что за эти 25 минут вы должны полностью сконцентрироваться на задаче, не отвлекаться ни на какие-либо стоп-факторы, а по истечении этих 25 минут 5-минутный перерыв, целью которого является полное переключение и разгрузка вашего мозга от той задачи, которую Вы выполняли. Тем самым мы как будто бы обманываем свой мозг, его расслабляем и после 5-минутного перерыва опять возвращаемся к задаче, но мозг это воспринимает как новую задачу и выполняет это с наибольшей продуктивностью. Я такую технику использую постоянно на своей работе. Она приносит очень большие плоды и результаты, она мне очень нравится, советую использовать её и Вам.

Третий совет связан с переключениями , а именно с тем, чтобы минимизировать количество переключений с одной задачи на другую. Есть такой интересный психологический факт: когда мы начинаем выполнять какую-то задачу, первое время на самом деле мы её не выполняем, а мы настраиваемся на выполнение этой задачи. Мы разгоняемся, мы подготавливаемся, у нас формируются в мозгу какие-то действия. Но на самом деле продуктивно выполнять задачу мы начинаем только спустя 10-15 минут. Получается так, что если мы уже начали выполнять задачу и нас оторвали или отвлекли, то если мы уделили время тому человеку, который нас отвлёк, получается, что мы затормозили эту задачу, потом уделили 5 минут времени тому человеку, ответили на какой-то лёгкий вопрос. Но при возвращении к предыдущей задаче получается, что опять мы тратим 10 или 15 минут на разгон, тем самым теряя это время, если бы мы не переключались на отвлечение какого-то другого человека от нашей работы. Минимизируйте количество переключений, и вы будете выполнять задачи намного быстрее.

Четвёртый лайфхак , или я называю это даже упражнением, которое советуют многие гуру тайм-менеджмента. Чтобы повысить свою продуктивность и эффективность, это на протяжении недели или месяца каждый день записывать всё, что вы делаете в течение всего дня. Данное упражнение очень чётко даёт понять и осознать, и вообще проанализировать, сколько фактически тратим мы времени на работу, а сколько времени тратим на отключения, на переключения, кто и когда нас тревожит, и как это влияет на нашу продуктивность. Казалось бы, - очень простое упражнение, но по факту, если его выполнить, то это не так уж и просто. Результат, который Вы получите после выполнения данного упражнения, не заставит себя долго ждать. Вы действительно поймёте, как вы проводите свои дни и на что вы их тратите. На самом деле, после анализа записанной Вами информации в течение дня или недели Вы поймёте, что очень много времени в течение работы тратите не на саму работу, а на какие-либо отвлечения или действия, не относящиеся к работе. После этого Вы более внимательно будете относиться к этим отвлечениям и больше будете уделять времени непосредственно задачам, которые нужно выполнить.

И пятый финальный совет заключается в том, что никогда не надейтесь на свою голову, а обязательно записывайте всё на бумагу. Я приведу пример: например, Вы находитесь на каком-либо совещании, договариваетесь о каких-либо задачах. На первый взгляд Вам кажется, что Вы всё запомнили, и при перемещении из переговорной комнаты на своё рабочее место Вы думаете, что всё запомнили и обязательно выполните это безукоризненно. На самом деле, приходя на рабочее место, или, более того, отвлекаясь на какие-либо другие задачи, Вы просто-напросто потом забываете про те договорённости, которых Вы достигли в переговорах. Или же просто Вы концентрируетесь на какой-то задаче, выполняете её, к Вам подходит коллега, говорит что-то, Вы ему сказали: «Да, я это сделаю», запомнили и опять погрузились в свою задачу. На самом деле, Вы думаете, что Вы эту задачу запомнили, но погрузившись обратно в свою рутину, в свою концентрацию, Вы просто-напросто забываете это. Я ни раз это испытывал на себе. Поэтому я для себя уже зафиксировал, что обязательно все мысли и все задачи нужно записывать на бумагу. Потом я их переношу в свой планировщик и ставлю напоминание, чтобы обязательно не забыть про эту задачу.

На этом всё. Это были 5 лайфхаков, которые я использую повседневно в своей жизни, чтобы более продуктивно и более эффективно использовать своё время.

Давайте резюмируем и подытожим:

1. Концентрируйтесь на выполнении задач, обязательна важность концентрации;
2. Длинные задачи обязательно разбивайте на отрезки. Я использую технику Pomodoro;
3. Избегайте переключения, потому что при переключении на новую задачу и при возвращении на исходную, мы опять тратим 10-15 минут на разгон, чтобы опять войти в тот же ритм, с которым мы работали до переключения;
4. Это упражнение. Попробуйте записывать всё, что Вы делаете в течение дня, на протяжении недели или двух, а потом проанализируйте те данные, которые Вы записали. Вы удивитесь, насколько неэффективно Вы тратите своё время;
5. Не рассчитывайте на свою голову, а обязательно записывайте всё на бумагу, чтобы не забыть это и не выглядеть неудобно перед тем, кому Вы что-то пообещали.

На этом сегодня всё. Я надеюсь, Вам было полезно послушать данное видео. Обязательно используйте данные советы и данные практики в своей жизни. Если оно Вам понравилось, то обязательно поставьте лайк, поделитесь с друзьями и оставляйте свои комментарии, какими ещё способами по улучшению своей продуктивности Вы пользуетесь. Мне очень интересно послушать Ваше мнение. На этом сегодня всё, спасибо большое за внимание, с Вами был Константин Балакин. Живите сбалансированной жизнью, пока.

Многие из нас мечтают стать успешными и состоятельными. Насколько это легко? Случается так, что некоторым «любимчикам» Фортуны выпадает шанс выиграть несколько миллионов в лотерею. Это, конечно, замечательно, но, как известно, удача - девушка с характером. Тут-то и стоит задуматься о жизни. Ведь так хочется прожить ее достойно и полноценно.

Выбор есть всегда

У каждого человека есть набор индивидуальных привычек, присущих только ему. Это своего рода шаблоны поведения и определенных действий. Как известно, привычки бывают не только хорошими, но и плохими, а также полезными и не очень. Каждый из нас, как правило, лучше осведомлен о своих не самых лучших сторонах. Что-либо изменить в своей жизни можем только мы сами, и об этом стоит задуматься. В нашей статье мы рассмотрим 50 привычек, которые помогут человеку добиться в жизни успехов. Причем не только в работе, но и в личной жизни.

Кто они - высокоэффективные люди? Чем живут и о чем мечтают?

Вашему вниманию предлагается список 50 привычек, которые существенно влияют не только на своего обладателя, но и на окружающий мир. Если вы несчастливы в личной жизни, ваша работа вам надоела, и все вокруг видится в черно-белом цвете, прочтите эту статью и убедитесь на собственном опыте, что все можно кардинально изменить - нужно только захотеть. Ниже будут приведены важные привычки эффективных людей. Они помогут направить вашу жизнь в нужное русло. Если некоторые из них у вас уже имеются, значит, вы движетесь в правильном направлении, и впереди вас ждет успех.

Что нужно делать, чтобы стать эффективным

1. Всегда ищите возможность там, где другие уже давно опустили руки.

2. Выносите уроки из того, что для других явилось неудачей.

3. В любой ситуации старайтесь принимать только обдуманные решения.

4. Сознательно и методично стройте лестницу к своему успеху, особенно тогда, когда другие ждут, что все образуется само собой.

5. Всегда старайтесь правильно формулировать вопросы. Только так можно получить исчерпывающий ответ, который поможет в дальнейшем принять правильное речение.

6. Окружайте себя единомышленниками, ведь достижение цели во многом зависит от сплоченности команды.

7. Учитесь на протяжении всей жизни, ведь личный опыт - это своеобразный урок, который нужно запомнить навсегда.

8. Всегда делайте то, что задумали, независимо от того, как вы себя чувствуете в данный момент.

9. Идите на риск (эмоциональный, психологический, профессиональный, финансовый), но только с «холодной» головой.

10. Старайтесь предупредить события, принимайте меры до того, как что-то должно произойти.

11. Научитесь управлять своими эмоциями, не становитесь их рабом.

12. Составьте определенный жизненный план и всегда его придерживайтесь. Запомните, что жизнь - это не просто череда событий, которые беспорядочно сменяют друг друга.

13. Не будьте зависимы от комфорта, ведь трудности только закаляют характер.

14. Для полноценной жизни осознайте свои ценности.

15. Держите себя в отличной физической форме.

16. Будьте деятельны и упорно идите вперед.

17. Открывайтесь для людей.

18. Умейте отвлекаться и отдыхать.

19. Чувствуйте себя везде комфортно.

20. Устанавливайте для себя высокую планку.

Чего не стоит делать

21. Не бойтесь трудностей, не позволяйте своему страху управлять вами. Запомните, что страх - это просто опасение.

22. Не перекладывайте вину на другого человека. За свои действия и их результаты всегда отвечайте сами.

23. Не жалуйтесь - это пустая трата времени и сил. Все спорные вопросы старайтесь решать на законодательном уровне.

24. Не откладывайте дела на потом, ведь так можно всю жизнь прожить, чего-то ожидая.

25. Не убегайте от проблем, а встречайте их во всеоружии, повернувшись лицом.

26. Не водите знакомство с нечистоплотными и неприятными людьми.

27. Не тратьте свои силы и время на ненужные вещи.

28. Не стоит ждать от окружающих одобрения и плыть по течению.

29. Не оправдывайте свои неудачи, просто перешагивайте их и двигайтесь дальше.

30. Не зацикливайтесь на работе, разделяйте такие понятия, как профессиональная деятельность и личная жизнь.

31. Не ищите легких путей, предпочитайте эффективные.

32. Не бросайте начатого на полпути. Если чувствуете, что не хватит сил завершить задуманное, лучше не начинайте.

33. Развивайте свою личность, постоянно работайте над этим.

34. Проповедуйте только то, что практикуете.

Качества высокоэффективных людей

35. Честолюбие. Стоит иногда задавать себе вопрос: «А почему бы не я?». Таким образом, можно контролировать свою судьбу, а не просто двигаться по течению.

36. Оптимизм. Всегда и во всем нужно видеть положительную сторону.

37. Трудолюбие и производительность. Для того чтобы чего-то добиться, мало просто создавать видимость работы, необходимо постоянно вкладывать силы и развиваться в выбранном направлении.

38. Пунктуальность.

39. Вера в свои силы. Необязательно родиться фантастически талантливым, чтобы стать успешным и счастливым. Нужно всегда стараться находить способы для максимальной реализации имеющегося потенциала.

40. Целеустремленность. Эффективный человек всегда знает, какой он хочет видеть свою дальнейшую жизнь. Не стоит оценивать свою жизнь со стороны, нужно упорно идти к намеченной цели, не сворачивая с выбранного пути.

41. Индивидуальность. Подражание кому-либо - это табу. Всегда необходимо искать новые пути решения проблем.

42. Коммуникабельность.

43. Решительность. Не стоит ждать счастливого шанса и загадывать желания. Стройте свою судьбу самостоятельно.

44. Уверенность в завтрашнем дне.

45. Гармония. Не следует путать такие понятия, как деньги и успех, достижения и счастье. Запомните, что многие проблемы возникают от того, что не все понимают простые истины: деньги - это всего лишь инструмент для достижения цели, но они сами по себе счастливым человека не сделают.

46. Исключительность. Для эффективного человека являются совершенно привычными некоторые вещи, которые не хотят или не умеют делать другие. Это могут быть решения, которые никто другой самостоятельно принять не может.

47. Дисциплинированность и самообладание.

48. Щедрость и доброта. Жизнь не раз доказывала, что удовольствие от нее можно получать, помогая другим.

49. Скромность. Всегда нужно быть уверенным в себе, но не высокомерным. Важно научиться прислушиваться к другим, не ставя себя выше оппонента.

50. Приспосабливаемость.

В заключение

Стоит заметить, что все вышеперечисленные правила могут быть актуальными как для руководителей, так и для подчиненных. Только в ваших руках ваша судьба, поэтому саморазвивайтесь и будьте примером для других.

Эффективный бизнес процесс обладает рядом понятных свойств и характеристик. Мне удалось свести требования к эффективному процессу к десяти пунктам. Каждый из пунктов, это ключевая мысль, объединяющая ограниченный набор требований к свойствам действительно эффективного бизнес процесса.

Эффективный бизнес процесс – ключевые требования:

1. Продукт эффективного бизнес процесса имеет больше ценности, чем затраты на его реализацию.
2. В эффективном бизнес процессе нет ничего лишнего.
3. Эффективный бизнес процесс выполняется единым потоком работ.
4. Низкая или предсказуемая вариативность, говорит об эффективности бизнес процесса.
5. Эффективный процесс может быть легко воспроизведен другими людьми
6. Эффективный бизнес процесс не зависит от ресурсов
7. В процессе заложены механизмы улучшения на основе обратной связи
8. Плановые показатели процесса основаны на лучших практиках
9. Процесс стремится к идеальным значениям

Продукт эффективного бизнес процесса имеет больше ценности, чем затраты на его реализацию

Не стоит тратить 500 рублей, на решение сторублевой проблемы.

В общем смысле, эффективность, это соотношение затрат и полученного результата. Проще говоря – чем меньше потратил и больше поучил, тем выше эффективность.

Ценность продукта процесса выше, чем затраты на выполнение процесса. Это одновременно и самый простой, и самый сложный критерий. Простой потому, что его просто измерить. А сложный, потому, что его…сложно измерить. Дело в том, что не все можно измерить, достаточно простыми усилиями. Можно ли измерить ценность единичного разрешения вопроса клиента? Или ценность консультации внутреннего сотрудника? А попробуйте измерить ценность отчета… Не просто, правда? Не невозможно, на самом деле все это можно привести к цифрам, в самых простых единицах измерения – деньгах. Но ценность этого действия будет ниже, чем затраты на его реализацию. Именно поэтому мы говорим о ценности, а не стоимости. Стоимость измеряется в деньгах, а ценность дает простор для маневра.

Так вот. Мы говорим о том, что процесс, скорее всего, эффективен, если ценность его продукта выше, чем затраты на реализацию процесса.

В процессе нет затрат, которые не направлены на формирование ценности . Все затраты процесса, в идеале, должны формировать какую-то ценность. Т.е. все затраты процесса направлены на получение основного продукта процесса и второстепенных продуктов – которые используются другими процессами, а значит, имеют для них ценность. Если какой-то из продуктов нигде не используется, значит он не нужен и затраты на его получение не имеют смысла. Эффективный процесс производит только востребованные и ценные продукты, а это, в свою очередь, значит, что продукты еще и соответствуют требованиям клиентов процесса.

Отсутствие отходов . Логический вывод из предыдущего пункта – если все затраты процесса должны создавать ценность, то у процесса не должно быть отходов. Отход – это то, что дальше не используется и не имеет ценность. Если какие-то отходы используются дальше, то это уже не отход, а второстепенный продукт. У эффективного процесса нет отходов.

Отсутствие брака . Еще одно логическое следствие предыдущих пунктов – если процесс эффективен, когда ценность продукта выше понесенных затрат, то процесс, который произвел брак, эффективным не является. Тут все просто – бракованная продукция не может быть реализована, значит ее ценность стремится к нулю, а деньги на производство уже потрачены. Эффективный бизнес процесс не производит брак.

В эффективном бизнес процессе нет ничего лишнего

Порой, ответ на вопрос «чего не делать?», важнее ответа на вопрос «что делать?»

Нет лишних действий . Что такое лишнее действие, с точки зрения бизнес процесса? Это любое действие, которое не обязательно делать, чтобы получить ожидаемые результаты. Если от какого-то действия, операции и подпроцесса можно избавиться, без потери качества – от них нужно избавиться. К таким действиям, чаще всего, можно отнести:

• Ненужные перемещения ресурсов, сырья, документов, информации в процессе
• Ненужные согласования и множественные операции подтверждения
• Избыточные точки контроля
• Действия, направленные на получение чего-то, что необходимо для выполнения процесса
• Операции, которые вроде зачем-то нужны, потому что так «исторически сложилось», но никто точно не знает зачем
• Операции, которые проще автоматизировать

Точно в срок . Эффективный бизнес процесс получает все, что ему необходимо для выполнения, тогда, когда это нужно, в необходимом количестве и качестве. Участникам процесса не нужно предпринимать какие-то действия, которые являются лишними, для получения необходимых ресурсов, инструментов и т.д. Фактически, реализация одного этого требования, может обеспечить колоссальную эффективность всей бизнес системы. Причина проста – как только вы начнете выстраивать принцип применительно к одному процессу, это потянет за собой изменения во всей цепочке процессов.

Эффективный бизнес процесс выполняется единым потоком работ

Концентрация - залог успеха в любом деле.

Единый поток операций и подпроцессов . Эффективный бизнес процесс организован в соответствии с принципом единого, непрерывного потока. Это значит, что все операции и подпроцессы выполняются один за одним, без перерывов. Т.е. окончание одной операции, является началом другой операции. Также, эффективность процесса напрямую зависит от возможности участников прервать процесс – если участник не может прервать выполнение процесса, это наиболее эффективно.

Отсутствие простоев . В соответствии с предыдущей характеристикой, в эффективном процессе отсутствуют простои и ожидания.

Однозначное начало . Чем меньше вариантов событий начала процесса, тем лучше. Идеальный процесс имеет только одно, однозначное событие начала. Кроме того, событие начала процесса сразу стартует выполнение, последующей за ним, операции или подпроцесса.

Мяч в игре – передача от одного к другому . Когда поток процесса переходит от одного участника к другому, второй участник сразу узнает об этом и приступает к выполнению своих операций. Это похоже на игру в баскетбол – получение мяча вынуждает игрока действовать соответствующим образом.

Понятные промежуточные продукты, вместо подвисших процессов . В реальной жизни, в бизнес процессах участвует множество людей, и наибольшие препятствия эффективности возникают в момент, когда процесс переходит от одного участника к другому. Поэтому, эффективный бизнес процесс проектируется и выполняется таким образом, чтобы от одного участника к другому переходил не просто поток работ, но промежуточный продукт. Это позволяет задать требования к продукту, обеспечить их выполнение и убрать проблемы, связанные с транзакциями процесса.

Один ответственный . Конечно, наиболее эффективный бизнес процесс выполняется одним исполнителем. Но самым важным критерием эффективности, является наличие конкретного, и только одного, ответственного за весь процесс. При этом совершенно не важно, какого уровня или масштаба процесс.

Низкая или предсказуемая вариативность, говорит об эффективности бизнес процесса

Потрудись-ка мне добыть, то, чего не может быть. Запиши себе название, чтобы в спешке не забыть.

Предсказуемая повторяемость бизнес процесса. Эффективность бизнес процесса, в том числе, определяется одной из основных характеристик – повторяемостью. Одна из главных задач бизнес процесса – получать устойчивый и предсказуемый результат из раза в раз. Это и есть .

Чем меньше ветвлений – тем лучше . Чем меньше в процессе сценариев, или ветвлений, тем лучше. Это связано с двумя вещами: 1) чем меньше ветвлений, тем ниже вариативность процесса, а значит, выше предсказуемость 2) чаще всего, ветвлению предшествуют операции, которые должны определить, по какому сценарию процесс будет развиваться дальше. А это, потенциально, лишняя операция.

Минимальный разброс значений процесса . Для понимания хода, результатов и других характеристик, используются показатели эффективности процесса. Они могут варьироваться в определенном диапазоне – процесс обслуживания клиента может занять от 10 до 30 минут. Чем меньше диапазон значений показателей эффективности, тем эффективнее процесс.

Механизм реакции на отклонения процесса . Нет смысла пытаться предусмотреть и включить в процесс всевозможные отклонения процесса. Но эффективный процесс включает в себя механизм обработки и реакции на возникающие отклонения. Эффективная работа с отклонениями – эффективный бизнес процесс. Типичный пример отклонения – поломка оборудования.

Предотвращение отклонений . Риски бизнес процесса, это тоже отклонения. Потенциальные. Некоторые риски могут быть настолько значимыми, что в случае их наступления, под угрозой может оказаться не только эффективность единичного процесса, но и вся система. Возникновение таких рисков необходимо предотвращать, а значит включать в процесс механизм, направленный на минимизацию риска и предотвращение отклонения. К примеру, профилактика и техническое обслуживание оборудования предотвращает поломку оборудования.

Эффективный процесс может быть легко воспроизведен другими людьми

Все ходы записаны. Эффективный бизнес процесс обязательно должен быть описан. , в обязательном порядке, должно соответствовать тому, как процесс выполняется в действительности. В противном случае, описание не имеет ни смысла, ни ценности. Описание процесса должно быть доступно для всех заинтересованных лиц.

Описание для человека с улицы. Описание процесса должно быть таким, чтобы условный человек «с улицы» мог выполнить его в соответствии с описанием. Проще говоря – должно быть одновременно простым и достаточным. Описание процесса должно включать в себя все, что необходимо для реализации процесса – инструменты, ресурсы, системы и т.д. Обязательно необходимо указывать источник – где и каким образом это можно взять.

Организация выполнения процесса для человека с улицы . Чтобы соответствовать предыдущим пунктам, эффективный бизнес процесс должен быть организован так, чтобы тот самый «человек с улицы», мог найти все, что ему понадобится. Как правило, этот пункт касается организации рабочих мест, мест хранения инструментов, ресурсов и информации. Т.е. если в процессе указано, что письмо поставщику оформляется по определенной форме, то эта форма должна быть в актуальном виде и человек должен понимать, где ее взять.

Эффективный процесс не зависит от ресурсов

Эффективный бизнес процесс гибок в использовании ресурсов. Это означает, что в процессе предусмотрены возможности замены одних ресурсов другими. Это относится как к ресурсам, которые необходимы для производства продукта процесса, например сырье, так и ресурсы, необходимые для выполнения работ, например люди.

Независимость процессов от конкретных сотрудников – одна из целей выстраивания процессов и внедрения процессного подхода. Тем не менее, не стоит рассматривать этот пункт только с одной точки зрения. В соответствии с концепцией заменимости ресурсов, они, ресурсы, должны назначаться для того, чтобы повышать эффективность процесса. Это означает, что если те, или иные, специалисты могут увеличить эффективность процесса своим участием – это необходимо сделать.

Чтобы это работало, в процесс должен быть встроен соответствующий механизм адаптации.

Независимость ресурсов означает , что одни ресурсы не зависят от других. В жизни это очень часто встречается. Например «обходной лист может подписать только главный бухгалтер». В случае его отсутствия, это не получится сделать. Или решение может принять только конкретный специалист, при этом понятного механизма принятия решений нет. Так что, независимость одних ресурсов процесса от других, крайне важна и говорит об эффективности бизнес процесса.

В процессе заложены механизмы улучшения на основе обратной связи

Наличие обратной связи. Если в процессе нет обратной связи, он не эффективен. Если есть – эффективен. Воттак просто. Что такое обратная связь? Это мнение клиента процесса о том продукте, который он получил. Это мнение заинтересованных лиц о показателях процесса. И так далее. Иными словами, обратная связь процесса, это то, что думают о процессе и его результатах, все, кого он затрагивает.

Механизм улучшения. Обратная связь необходима для того, чтобы выстроить процессы бизнес процесса. Без обратной связи это, фактически, невозможно. Но в данном пункте важен именно механизм улучшения, в том или ином виде. Эффективный бизнес процесс такой механизм имеет, а значит такой процесс постоянно развивается, как в сторону повышения ценности своего продукта, так и в сторону повышения эффективности.

Заинтересованность участников процесса в улучшении. Какие бы то ни было улучшения крайне затруднительны, если участники процесса не заинтересованы в них. Так что процесс будет эффективен только в том случае, если сотрудники поддерживают и инициируют улучшения. Это должно встраиваться не только на уровне управляющих процессов, например, управление персоналом, но и на уровне отдельно взятого процесса.

Только управляемый процесс может быть эффективным

Нельзя управлять тем, что нельзя измерить.

Понятные показатели эффективности. Нет более неэффективного способа контроля эффективности бизнес процесса, чем наиболее распространенный – через людей. У эффективного бизнес процесса определены четкие показатели эффективности, которые, в своей совокупности, представляют ясную картину о ходе и результатах процесса, в любой момент времени. Состав показателей определяется таким образом, чтобы их было не много, их было относительно просто измерить и зафиксировать, но чтобы они давали понимание бизнес процесса и позволяли работать на опережение – сигнализировать о возможных проблемах, еще до их возникновения. Также важно, чтобы показатели разных процессов не путались и затрагивали только один процесс, на конкретном уровне.

Регулярные измерения и мониторинг показателей. Измерение и мониторинг показателей, это тоже обратная связь, о которой я говорил чуть ранее. Но показатели дают системную оценку, которая необходима для ряда шагов в области улучшения и работы с рисками и отклонениями.Показатели эффективного бизнес процесса подлежат постоянному мониторингу, так что действительно можно понять картину по любому экземпляру процесса, в любой момент времени. Если же мониторинг невозможен или нецелесообразен, в процессе налажена работа по регулярному измерению показателей эффективности.

Планирование процесса. Эффективный бизнес процесс не только спланирован в том, как он выполняется, но и в показателях, которые отражают деятельность процесса. Работы по улучшению, оптимизации и совершенствованию процесса, также планируются заблаговременно. Плановые показатели сравниваются с фактическими и это позволяет выполнить следующий пункт управленческого цикла – корректировка.

Петля корректировки – снова об улучшении. Эффективность процесса очень зависит от того, происходит ли корректировка процесса, по результатам анализа показателей. Проще говоря – процесс улучшается, или нет. Эффективный процесс постоянно повышает свою эффективность. Неэффективный – нет. Тут как в «Алиса в стране чудес» – чтобы стоять, нужно идти, а чтобы идти, нужно бежать.

Плановые показатели процесса основаны на лучших практиках

Что такое хорошо и что такое плохо. Участники эффективного бизнес процесса, точно знают что можно считать эффективным, а что нет. Они понимают, что всегда есть «рыба побольше» и у кого то процессы работают лучше. Они ориентируются на лучшие практики и прекрасно понимают разницу между тем, где они находятся сейчас и куда хотят прийти. Поэтому в эффективном процессе, участники постоянно смотрят на других и ищут способы стать ближе к лучшему.

Целевые показатели процесса ориентированы на улучшение. С точки зрения управления процессом, ориентация на лучшее выражается в целевых показателях, которые устанавливаются на основании планов освоения лучших практик. Это значит, что , устанавливает такие показатели, которые потребуют от всех участников процесса реализовать планы развития процесса. А ему, владельцу процесса, потребуется организовать и обеспечить возможность реализации улучшения.

Процесс стремится к идеальным значениям

Даже небо не предел. Эффективный бизнес процесс стремится не только к лучшим практикам, но и к идеальному состоянию. Идеальное состояние процесса, это такое состояние, при котором процесс выполняется без каких либо ограничений. Такое состояние недостижимо. Тем не менее, эффективный процесс выстраивается именно от идеального состояния, постепенно добавляя технологические и ресурсные ограничения, но останавливаясь на таком состоянии, которое будет лучше существующего. Такой подход позволяет целенаправленно приближаться к идеальному состоянию. Правда достигнуть его все равно невозможно. Ведь единственное ограничение идеального состояния – воображение.

Вместо заключения. Объективно эффективный бизнес процесс

Наверное вы хотите сказать, что процесс, соблюдающий все вышеперечисленные требования, это сказка. Вы абсолютно правы. Такой процесс существовать не может. И дело даже не в том, что требования сложны в реализации, нет. А в том, что некоторые из них, противоречат друг другу.

Подобные противоречия являются неотъемлемой частью многих идеальных картинок. Означает ли наличие противоречий, что идеал недостижим? Нет. Это означает, что мы или пока что не видим способ устранения противоречий, или наша картинка не так уж идеальна.

В любом случае, объективно эффективный бизнес процесс, в той или иной степени, соответствует представленным требованиям. Вопрос лишь в соотношении выполнения требований.